Zavádění nového podnikového systému často provází vlna nejistoty a odporu. Zaměstnanci, zvyklí na své zavedené postupy, mohou v CRM (Customer Relationship Management) vidět jen další komplikaci, nástroj pro kontrolu a zbytečnou administrativu. Jak ale svému týmu ukázat, že moderní CRM, jako je Bohemia CRM postavené na Microsoft 365, není nepřítelem produktivity, ale naopak jejím nejlepším spojencem? Klíčem je změna úhlu pohledu a zdůraznění konkrétních výhod pro každého člena týmu.
Mýtus č. 1: „Už zase nový systém? Vždyť mám svůj Excel a poznámky!“
Odpor ke změně je přirozený. Obchodníci, projektoví manažeři i pracovníci zákaznické podpory mají často své vlastní, léty prověřené systémy – od propracovaných tabulek v Excelu přes poznámkové bloky až po vlastní hlavu. Tyto metody mohou fungovat pro jednotlivce, ale pro firmu jako celek představují značné riziko.
Problém roztříštěných dat:
-
Zastupitelnost: Co se stane, když je klíčový obchodník na dovolené nebo onemocní? Jsou jeho rozjednané případy a kontakty dostupné ostatním, nebo jsou „uvězněny“ v jeho soukromé tabulce?
-
Ztráta informací: Při odchodu zaměstnance firma často přichází o cenná data a pracně vybudované vztahy.
-
Chybovost: Ruční přepisování dat mezi e-maily, tabulkami a fakturačními systémy je náchylné k chybám.
-
Neefektivní spolupráce: Týmy nemohou efektivně spolupracovat, když každý pracuje s jinou verzí dat. Marketing neví, na koho cílit, a zákaznický servis nemá kompletní historii klienta.
Řešení s Bohemia CRM: Práce ve známém prostředí
Největší bariérou bývá nutnost učit se zcela nový software. Zde Bohemia CRM přináší zásadní výhodu – je postaveno na technologii Microsoft Power Apps a je plně integrováno do prostředí Microsoft 365, které vaši zaměstnanci již důvěrně znají a denně používají.
-
Žádné přepínání aplikací: Práce s CRM probíhá přímo v prostředí, jako je Microsoft Outlook nebo Teams. E-mail od klienta lze na jedno kliknutí propojit s jeho kartou v CRM, naplánovat si schůzku, která se automaticky synchronizuje s kalendářem, nebo založit nový úkol.
-
Intuitivní ovládání: Uživatelé se pohybují ve známém rozhraní, což dramaticky zkracuje dobu potřebnou pro adaptaci a minimalizuje počáteční frustraci.
Mýtus č. 2: „Velký bratr nás bude sledovat. Jen další nástroj pro kontrolu.“
Obava z mikromanagementu a neustálého dohledu je častým strašákem. Je důležité komunikovat CRM nikoliv jako nástroj kontroly, ale jako nástroj pro zefektivnění a zjednodušení práce samotných zaměstnanců.
CRM jako osobní asistent, ne jako bič:
-
360° pohled na zákazníka: Před každým telefonátem či schůzkou má obchodník k dispozici kompletní historii komunikace, všechny předchozí objednávky, požadavky i preference klienta. Nemusí nic zdlouhavě hledat v odeslané poště. Jde na jednání lépe připraven a působí profesionálněji.
-
Automatické připomínky: Systém sám hlídá termíny, naplánované schůzky a úkoly. Pomáhá tak každému členovi týmu organizovat si práci a zajišťuje, že se na žádného klienta nezapomene.
-
Přehledný pipeline: Obchodník má okamžitý a vizuální přehled o všech svých rozpracovaných příležitostech. Vidí, ve které fázi se nacházejí, jaká je jejich hodnota a kde je potřeba zabrat. To mu pomáhá lépe plánovat a prioritizovat své aktivity.
Transparentnost, kterou CRM přináší, neslouží ke sledování každého kroku, ale k lepšímu pochopení prodejního cyklu a k identifikaci příležitostí pro zlepšení, z čehož ve výsledku profituje celý tým.
Mýtus č. 3: „Budu jen vyplňovat data a ztratím čas na skutečnou práci.“
Představa nekonečného „datlování“ údajů do systému je jedním z největších mýtů. Moderní CRM, jako je Bohemia CRM, je postaveno na principech automatizace a minimalizace administrativní zátěže.
Méně administrativy, více času na zákazníky:
-
Propojení s Outlookem a Teams: Jak již bylo zmíněno, e-maily, schůzky a úkoly se do CRM ukládají s minimálním úsilím přímo z aplikací, které již používáte.
-
Pracovní procesy (Business Process Flows): Systém uživatele inteligentně provádí jednotlivými fázemi obchodního případu – od získání nového zájemce (leadu) přes vytvoření příležitosti až po přípravu nabídky a finální fakturaci. Uživatel přesně ví, jaké údaje má v dané fázi vyplnit, a systém mu nedovolí zapomenout na klíčové kroky.
-
Princip „zadej jednou a používej všude“: Informace zadané na začátku procesu se automaticky propisují do dalších fází. Údaje z karty obchodní příležitosti se jedním kliknutím přenesou do nabídky a následně do faktury, čímž se eliminuje zbytečné přepisování a snižuje riziko chyb.
Cílem není zaměstnance zahltit administrativou, ale naopak mu ji co nejvíce usnadnit a zautomatizovat, aby se mohl věnovat tomu nejdůležitějšímu – komunikaci se zákazníky a uzavírání obchodů.
Závěr: Společně za jedním cílem
Přesvědčit tým o přínosech CRM systému vyžaduje trpělivost a správnou argumentaci. Je klíčové zaměřit se na to, jak Bohemia CRM usnadní práci každému jednotlivci. Nejde o další povinnost, ale o sofistikovaný nástroj, který odstraňuje rutinní úkoly, pomáhá lépe organizovat práci a poskytuje neocenitelná data pro profesionální a úspěšný vztah se zákazníkem. Díky své integraci do známého prostředí Microsoft 365 je přechod na Bohemia CRM plynulý a intuitivní. V konečném důsledku tak CRM není nepřítelem, ale nepostradatelným pomocníkem na cestě k efektivitě a společnému úspěchu.