Změna CRM systému je pro každou firmu strategickým rozhodnutím. Představuje nejen investici do nové technologie, ale také příležitost k revizi a optimalizaci prodejních, marketingových a servisních procesů. Úspěch celého přechodu však stojí a padá na jednom klíčovém, často podceňovaném kroku: migraci dat. Kvalitně provedený přesun dat ze starého systému do nového je základním kamenem pro rychlou adopci uživatelů a maximalizaci návratnosti investice. V Bohemia CRM, postaveném na moderní platformě Microsoft Power Apps, chápeme tuto výzvu a jsme připraveni vás celým procesem bezpečně provést.
Proč je kvalitní migrace dat naprosto klíčová?
Vaše data jsou digitálním zlatem vaší společnosti. Obsahují kompletní historii interakcí se zákazníky, rozpracované obchodní případy, servisní historii a cenné poznatky, které vaši zaměstnanci sbírali po léta. Nezvládnutá migrace může vést k řadě problémů, které ohrozí fungování celé firmy:
-
Ztráta klíčových informací: Chybějící kontakty, poznámky u obchodních případů nebo historie komunikace mohou vést k přímým finančním ztrátám.
-
Chaos a duplicity: Špatně napárovaná nebo neočištěná data vytvoří v novém systému zmatek, který podkopává důvěru uživatelů.
-
Snížená efektivita: Pokud zaměstnanci nenajdou to, co potřebují, nebo datům nedůvěřují, jejich produktivita klesá a vrací se ke starým, neefektivním postupům (např. vlastní evidence v Excelu).
-
Chybné reporty a analýzy: Nekonzistentní data jsou základem pro zkreslené reporty, na jejichž základě nelze dělat správná strategická rozhodnutí.
Cílem je tedy nejen data „nějak překlopit“, ale využít migraci jako příležitost k jejich revizi, vyčištění a strukturování tak, aby v novém Bohemia CRM sloužila na maximum.
Fáze 1: Pečlivé plánování a analýza – Kdo neplánuje, plánuje neúspěch
Prvním a nejdůležitějším krokem je důkladná příprava. Uspěchaný start bez jasného plánu je nejrychlejší cestou k problémům.
Audit stávajících dat
Položte si základní otázky: Kde se naše zákaznická data aktuálně nacházejí? Jsou pouze ve starém CRM, nebo také v tabulkách Excelu, účetním softwaru či v e-mailových klientech jednotlivých obchodníků? Je potřeba zmapovat všechny zdroje a pochopit jejich strukturu.
Definice cílů a rozsahu migrace
Opravdu potřebujete migrovat všechna data za posledních 15 let? Migrace je ideální příležitostí k datovému úklidu. Společně s klíčovými uživateli (z obchodu, marketingu, servisu) definujte, která data jsou pro vaše budoucí fungování nezbytná. Typicky se jedná o:
-
Kmenová data: Firmy (účty), kontaktní osoby, produkty.
-
Transakční data: Aktivní a nedávno uzavřené obchodní případy, realizované schůzky a komunikace, servisní případy.
-
Historická data: Zvažte, jakou historii skutečně potřebujete pro reporting a analýzy. Starší, neaktivní záznamy je často lepší archivovat mimo hlavní CRM.
Mapování dat (Data Mapping)
V této fázi vytváříme „překladový slovník“ mezi starým a novým systémem. Každé pole ze zdrojového systému (např. pole „Název společnosti“ ve starém CRM) musí mít jasně definovaný cíl v Bohemia CRM (např. pole „Název obchodní společnosti“ v entitě Firma). Díky flexibilitě platformy Microsoft Dataverse, na které je Bohemia CRM postaveno, není problém vytvářet nová pole a přizpůsobit strukturu přesně na míru vašim potřebám.
Fáze 2: Příprava a čištění dat – Kvalita na prvním místě
Toto je nejpracnější, ale zároveň nejhodnotnější část celého procesu. Platí zde jednoduché pravidlo: „Garbage in, garbage out“ (Nekvalitní data na vstupu znamenají nekvalitní data na výstupu).
-
Odstranění duplicit: Identifikujte a slučte duplicitní záznamy firem a kontaktů. Moderní nástroje umí tento proces výrazně zjednodušit.
-
Standardizace a formátování: Sjednoťte formáty dat. Všechny adresy by měly mít stejnou strukturu, telefonní čísla jednotný formát (např. +420 123 456 789) a hodnoty v polích, jako je „Kraj“ nebo „Země“, by měly být konzistentní (např. vždy „Česká republika“, nikoliv „CZ“ nebo „Czech Republic“).
-
Doplnění chybějících informací: Analyzujte, zda u klíčových záznamů nechybí důležité údaje (např. IČO u firem, e-mail u primárních kontaktů).
-
Validace dat: Zkontrolujte logickou správnost dat. Existuje u obchodního případu přiřazená firma? Má kontakt platný formát e-mailové adresy?
Fáze 3: Technická migrace do Bohemia CRM
Samotný přesun dat je již technickou záležitostí, která však díky robustnímu zázemí platformy Microsoft 365 nabízí ověřené a bezpečné postupy.
Testovací migrace
Nikdy neprovádíme migraci „naostro“ bez předchozího testu. Nejprve vybereme reprezentativní vzorek dat (např. 100 firem a jejich související záznamy) a provedeme testovací import. Tím si ověříme správnost mapování, identifikujeme případné problémy s formáty dat a odladíme celý proces nanečisto.
Finální migrace
Po úspěšném otestování přistoupíme k plné migraci. Ta se obvykle plánuje na období s nižší pracovní zátěží, například na víkend, aby se minimalizoval dopad na běžný provoz firmy. Využíváme standardizované a výkonné importní nástroje platformy Microsoft Power Platform, které zaručují rychlost a spolehlivost přenosu.
Validace po importu
Po dokončení migrace je nutná důkladná kontrola. Společně s vámi projdeme klíčové datové sady a ověříme, že počet záznamů odpovídá, vazby mezi daty jsou zachovány a vše se v novém Bohemia CRM zobrazuje korektně. Do tohoto procesu zapojujeme i budoucí klíčové uživatele, aby si potvrdili, že „svá“ data našli v pořádku.
Fáze 4: Kroky po migraci – Adopce a rozvoj
Úspěšnou migrací dat projekt nekončí, ale naopak začíná.
-
Školení uživatelů: Uživatelé musí být důkladně proškoleni nejen v tom, jak se nové CRM ovládá, ale také kde najdou svá původní data a jaká je nová logika práce s nimi.
-
Sběr zpětné vazby: Po spuštění systému aktivně komunikujeme s uživateli a řešíme jakékoliv dotazy či připomínky. Rychlá podpora v prvních dnech je klíčová pro získání důvěry v nový systém.
-
Plán rozvoje: Nové CRM otevírá nové možnosti. Začněte naplno využívat pokročilé funkce, jako jsou automatizované pracovní procesy (workflows), integrace s Outlookem a Teams nebo pokročilý reporting v Power BI, které Bohemia CRM jako nativní součást ekosystému Microsoft 365 nabízí.
Závěr: S námi se migrace bát nemusíte
Přechod na nové CRM je významný krok a migrace dat jeho nejdůležitější součástí. S pečlivým plánováním, důrazem na kvalitu dat a využitím moderních technologií, na kterých je Bohemia CRM postaveno, lze tento proces zvládnout efektivně a bez stresu.
V Bohemia CRM nejsme jen dodavatelem softwaru. Jsme vaším partnerem v digitální transformaci. Naším cílem je, abyste z vašeho nového CRM systému získali maximum od prvního dne. Provedeme vás celým procesem od úvodní analýzy přes čištění a migraci dat až po školení uživatelů a následný rozvoj.
Máte obavy z přechodu? Kontaktujte nás a my vám ukážeme, jak může být migrace do moderního CRM systému bezbolestná a efektivní.